Möte 2020-12-18

Enligt § 7 i gemensamma nämnden för samverkans reglemente ska nämnden för varje kalenderår upprätta en plan över sina sammanträden. Ett förslag

på sammanträdestider för 2021 har upprättats inom sekretariatet. Sammanträden som inkluderar deltagande parter från kommunerna, ska enligt tidigare överenskommelse ske på måndagar eller fredagar.

Inför 2021 finns ett förslag på att förlägga sammanträdena i anslutning till möten med Regionens samverkansråd.

Från och med den 1 juli 2018 ingår länets åtta kommuner samt Region Jämtland Härjedalen i en gemensam nämnd, Gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner. För nämnden finns ett reglemente och en samarbetsöverenskommelse antagna av nämndens parter.

Enligt överenskommelsen är den gemensamma nämndens uppgift att för de samverkande parterna utföra sådana särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser samt specialistfunktioner till de samverkande parternas verksamheter. Nämnden tillsätts av Region Jämtland Härjedalen och ingår i dess organisation. Region Jämtland Härjedalen ska ansvara för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt ombesörja nämndens administration och ansvara för dess handlingar.

Nämndens kostnader för verksamhet och administration ska fördelas mellan parterna enligt följande:

De samverkande parterna ska lämna ett årligt bidrag till nämndens verksamhet med belopp som motsvarar administrativa, allmänna eller övergripande kostnader som föranleds av nämndens verksamhet. Bidraget ska betalas av de samverkande parterna i lika delar och betalas i förskott baserat på nämndens budget. Betalning av bidraget ska ske i januari månad varje år.

Uppkomna över- eller underskott balanseras inom nämnden till efterföljande år.

Nämnden har själv att besluta om förändringar av betalningsperioder.

Ingen uppräkning har skett inför budget 2021 vilket innebär att basfinansieringen för 2021 fortsatt är 914 400 kr.

Tjänsten som eStrateg kommer att bli vakant efter årsskiftet vilket innebär att en stor del av nämndens kostnader för 2021 uteblir, vilket får justeras inför budget 2022.

Regionens revisorer granskar årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, all verksamhet som bedrivs inom styrelsen och nämndernas verksamhetsområden. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten.

I granskningen bedömde revisorerna att nämnden inte i tillräcklig grad skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Bristerna var oacceptabla och måste åtgärdas.

På nämndens sammanträde 29 maj 2020 § 14 beslutade nämnden att ge regiondirektören i uppdrag att inom ramen för den översyn av gemensamma nämnder som Regionens samverkansråd fått i uppdrag att göra, åtgärda de brister som framkommit i revisionsrapporten.

Utredningen av en sammanslagning av gemensamma nämnder sköts under våren 2020 på framtiden på grund av Corona-pandemin.

Ärendet återupptogs på regionens samverkansråds sammanträde den 9 november 2020, där rådet tog beslutet att avsluta utredningen av en sammanslagning av de gemensamma nämnderna med motiveringen att det inte är juridiskt möjligt. Utifrån de beslutet bör regiondirektörens uppdrag dras tillbaka och ärendet avslutas.

I årsredovisningen för 2018 redovisades ett överskott på 745 tkr, vilka reserverades till 2019 års budget. Under 2019 anlitades en konsult för att göra en förstudie kring samverkan inom IT-serverdrift vilket kostade ca 328 tkr.



Den 14 februari 2020 § 8 beslutade nämnden att då kvarstående medel, ca 417 tkr, skulle användas till att finansiera Projekt Digital transformation (GNS/8/2019) och eventuellt resterande medel gick till aktiviteter kopplat till Svenskt ramverk för digital samverkan (GNS/14/2019).

Då Projekt Digital Transformation aldrig ansökte om externa medel från ERUF och inga aktiviteter kopplat till Svenskt ramverk för digital samverkan genomförts, finns medlen fortfarande kvar. Då dessa inte längre kan reserveras för kommande budgetår bör de återbetalas till respektive part. De återstående medlen uppgår nu till 468 091 kr.

Den 6 december 2019, § 38, ställde sig nämnden positiv till Svenskt ramverk för digitalisering i samverkan och ansåg att det fanns ett stort samverkansvärde i att parterna tar del av ramverket. Samtidigt fick e-strategen i uppdrag att tillsammans med regional digitaliseringskoordinator i uppdrag att bistå parterna med information om ramverket.

Det svenska ramverket för digital samverkan omsätter nationella och internationella styrdokument till en gemensam produkt för alla offentliga organisationer i Sverige.

Den 14 februari 2020, § 8, behandlade nämnden ärende om återstående medel från 2018. I årsredovisningen redovisades ett överskott på 745 tkr. Summan reserverades till 2019. Delar av överskottet beslutade nämnden att använda till en förstudie kring samverkan inom IT-serverdrift. Resterande summa skulle finansiera Projekt Digital transformation, samt till aktiviteter kopplat till Svenskt ramverk för digital samverkan.

Inga aktiviteter kopplat till ramverket har skett under året av olika anledningar och de återstående medel från 2018 kan inte längre reserveras för kommande år, utan kommer att återbetalas parterna.

Den 3 juni 2019 uppdrog nämnden till e-strategen att skriva fram en projektansökan samt säkerställa medfinansiering från nämndens parter. Projekt Digital transformation syftade till att öka tillgången till, användningen av och kvaliteten på informations-och kommunikationsteknik. Extern finansiering skulle sökas via Tillväxtverkets EU-program för Mellersta Norrland.

I februari 2020 presenterades de ingående parterna i projektet, Bräcke kommun, Krokoms kommun samt Strömsunds kommun. Övriga parter fick möjlighet att ansluta sig till projektet fram tills att ansökan skulle skickas in.

I maj 2020 presenterades en arbetsbeskrivning och en arbetsgrupp tillsattes med tjänstepersoner från de deltagande parterna som nu utökats med Åre kommun, Ragunda kommun, Bergs kommun och Härjedalens kommun.

Någon projektansökan har dessvärre inte skickats in, då intresset sjönk i och med pågående pandemi samt brist på resurser.

Den 14 februari 2020, § 8, behandlade nämnden ärende om återstående medel från 2018. I årsredovisningen redovisades ett överskott på 745 tkr. Summan reserverades till 2019. Delar av överskottet beslutade nämnden att använda till en förstudie kring samverkan inom IT-serverdrift. Resterande summa skulle finansiera Projekt Digital transformation, samt till aktiviteter kopplat till Svenskt ramverk för digital samverkan. De återstående medlen från 2018 kan inte längre reserveras för kommande år, utan kommer att återbetalas parterna.

I oktober 2018 lyftes frågan om ett regiongemensamt behov av en DSO i gemensamma nämnden för samverkan. Frågan initierades av kommunchefsgruppen där de utryckte ett behov av en oberoende DSO för att stödja kommunerna och regionen i deras befintliga arbete med personuppgifter så att dataskyddsförordningen skulle kunna efterlevas. Parterna ombads då inkomma med en intresseanmälan av att ingå ett samarbete med en gemensam DSO samt om någon av parterna kunde tänka sig att ta ett arbetsgivaransvar.

Under våren 2019 behandlades ärendet ett antal gånger i nämnden och diskussioner kring arbetsgivaransvar, avtal och kompetensutveckling har bytt av varandra. I september 2019 klargjordes att Region Jämtland Härjedalen skulle agera arbetsgivare för tjänsten och i december 2019 hade man fortfarande inte kommit vidare i frågan kring avgifter och arbetsgivaravtal, varpå nämnden ansåg att frågan skulle gå tillbaka till kommunchefsgruppen för vidare diskussion.

Frågan skulle lyftas på kommunchefsgruppens sammanträde i mars 2020, men samtidigt utbröt Corona-pandemin och frågan lades på is.

I och med att tjänsten som e-strateg blir vakant i och med årsskiftet 2019-2020 så bör uppdraget övertas av regiondirektören som då kan aktualisera frågan igen.

Bakgrund
Gemensamma nämnden beslutade att en förstudie kring samverkan om Gemensam IT-serverdrift skulle genomföras (GNS/03/2019). Målsättningen var att ta fram aktuella beslutsunderlag inklusive kostnadsberäkningar. Vidare förväntas förstudien svara på vilka förutsättningar som finns för gemensamma, standardiserade och kostnadseffektiva lösningar samt vad som behöver göras för att nå dit. Inklusive tidsaspekt och nyttoanalys.

Resultat
Förstudien konstaterade att det är svårt att samverka inom IT-serverdrift och att viljan att samverka måste vara hög för att kunna genomföra samverkan.

Resultatmässigt visade förstudien ett magert direkt behov och ett magert utfall av lösningar som ger samverkan inom IT-serverdrift. I ljuset av det ska sägas att alla parter visat ett intresse inför förstudien och att olika behov troligtvis diskuterats hos de flesta parter.


Förstudiens framtidsspaning pekade på att konkurrensen från molntjänster kommer att minska fokus på den traditionella IT-serverdriften, samtidigt kan man konstatera att den kommer bestå de närmsta 5 åren och därmed måste hanteras därefter.

Förstudien visade ett antal scenarion för samverkan kring gemensam IT-serverdrift. Målet var att skapa scenarion som går att genomföra i teorin och därmed kan jämföras mot varandra. Ursprunget till dessa scenarion är de förslag arbetsgruppen förmedlat.

Gemensamma nämnden för samverkan önskade därför inhämta parternas respektive ställningstagande kring förstudien i sin helhet. Vidare skulle parterna lämna en enskild bedömning hur vida något av förstudiens scenarion ansågs lämplig för samverkan inom Gemensam IT-serverdrift.

Resultat Remiss
Sex parter har inkommit med remissvar varav en part ej tar ställning. Östersunds kommun, Strömsunds kommun, Härjedalen kommun, Krokoms kommun samt Region Jämtland Härjedalen godkänner förstudien. Bräcke kommun tar ej ställning.

I remissvaren uttrycker parterna intresse för att undersöka de olika scenarion som anges i förstudien längre fram och eventuellt samverka. Detta ligger i linje med förstudiens slutsats, ”det är svårt att samverka inom IT-serverdrift och att viljan att samverka måste vara hög för att kunna genomföra samverkan.”

Svårigheterna att bryta gamla strukturer i en resursbegränsad tid och i skuggan av en pandemi kan ses som extra utmanande. Dock är det värt att nämna att frågan om Gemensam IT-serverdrift inte bara gjorde anspråk på kostnadseffektiva lösningar. Redundanta IT-miljöer för länets samt kommunernas medborgare ansågs vara av betydande vikt. Det finns skäl att öka redundansen enligt gällande expertis, inte bara inom offentlig sektor utan generellt sett. Gällande regler och förordningar inom kris- och beredskap förändras. Precis som omvärlden.

Gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner har upprättat ett delårsbokslut per augusti 2020.

Nämndens nuvarande uppgift är bred i sin utformning där samverkan politiskt och historiskt är en viktig faktor för länets utveckling.

Några händelser utifrån nämndens verksamhet:

• Genomförandeprojektet Link2 är avslutat och gemensam nämnd för samverkan har godkänt slutrapporten.
   
• Slutrapporten för förstudien kring gemensam löneadministration mellan Åre kommun och Region Jämtland Härjedalen har godkänts.
   
• Återstående medel från 2018 beslutas att användas till att finansiera projekt Digital transformation, samt aktiviteter kopplat till Svenskt ramverk för digital samverkan.
   
• E-strategen får i uppdrag att inom ramen för projekt Digital transformation utföra arbetsuppgifter för Bräcke kommun under en viss period.

Det ekonomiska resultatet för perioden visar på ett utfall på +32 tkr. Detta beror främst på att inga resekostnader förekommit under året.