Möte 2020-02-14

Elsy Bäckström, projektledare för införande av Cosmic Link2, informerar om projektet och dess slutrapport.

Gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner har inkommit med ett årsbokslut för verksamhetsåret 2019.

Nämndens nuvarande uppgift (och tillika namn) är bred i sin utformning men oavsett har samverkan politiskt och historiskt betraktats som en viktig faktor för länets utveckling. Analyser och underlag från föregående år visar parternas varierande samverkansbehov i framför allt IT-frågor, juridik men också löneadministration och telefoni. I verksamhetsplanen 2019 finns en s.k. bruttolista på aktiviteter som bedömdes rama in parternas behovsbild sedan tidigare. Syftet var att underlätta för politiken att initiera ärenden efter den aktuella behovsbilden då efterfrågan på verkställighet var stor.

Nämndens verksamhet är sedan tidigare:
• Nämndens IT-driftverksamhet har i volym varit enligt vad som överenskommits och fungerat väl utan störningar.
• Införandeprojektet av ett nytt vårdplaneringssystem har pågått under 2019. Kommunerna och regionen kommer gemensamt att nyttja LINK 2 som är en modul i regionens verksamhetssystem COSMIC.

Nytillkomna insatser för 2019 är:
• Samordning och handläggning av förstudie kring samverkan om gemensam IT-serverdrift.
• Samordning och handläggning av förstudie kring gemensam löneadministration mellan Åre kommun och Region Jämtland Härjedalen.
• Handläggning av ärendet Gemensamt dataskyddsombud.

Utöver detta har ytterligare ett några ärenden påbörjats men dessa löper över årsskiftet och kommer rapporteras kommande verksamhetsår. Under 2019 var det även tänkt att påbörja ett arbete för att klargöra den strategiska inriktningen för nämndens verksamhet. "Målsättningen är att verksamheten ska ha en strategiskt balanserad inriktning mellan värdorganisationens strategi samt övriga parters."
• Det har inte påbörjats något arbete med övergripande mål och strategi under 2019

Det ekonomiska utfallet för helår 2019 är -50 tkr.
I resultatet ingår 3 objekt: 6663: +-0 fakturerat Åre för överskjutande belopp.
6674: +7 tkr, pga ej fakturerade resekostnader 2018 faktureras 2019.
6676: +- 0 pga finansiering via medel från 2018

Utfallet -50 tkr jämfört med budget -101 tkr beror på:
1) Inga kostnader kopplade till datautrustning etc. (budget 30 tkr)
2) Inga kostnader kopplade till resor (budget 15 tkr)

Bakgrund
Åre kommun ville formalisera en önskan om förstudie i en fördjupad analys för outsourcing av lönehanteringssystemet till Region Jämtland Härjedalen med intentionen att starta outsourcingen 2020-01-01. Syftet med den fördjupade analysen var att erhålla en tydlig konsekvensanalys inklusive men inte begränsat till kostnadsbild och förståelse för påverkan för både Åre kommun och Region Jämtland Härjedalen.

Betydelse
Lönetjänsten är en vital del i en personalintensiv verksamhet som ex Åre kommun. Personalkostnaden står för ca 60–65% av alla kostnader. Alla medarbetare förväntar sig också att få lön för det arbete den utfört och på rätt utbetalningsdatum. Lönetjänsten är komplex vilket återspeglar det faktum att endast en kommun idag i Sverige ”sourcat” ut lönerna till extern part, nämligen Lerums kommun.

Bland kommunerna i Jämtland finns ett ökat intresse att på olika vis söka samarbeta inom detta område. Det kan röra sig om allt från konkret stöd att betala ut löner till att samverka inom utbildningsområdet. En del av det ökade intresset beror på svårigheten att rekrytera personal och att vissa kommuner mer vill fokusera på sin kärnverksamhet.

Det som många fall försvårar samarbete är att den lönetjänst som i dag bedrivs inom många kommuner är väldigt individuellt anpassad och att det vid ett samarbete med annan extern part krävs en mer strukturerad och likriktad process som många medarbetare/chefer kommer känna sig obekväma med inledningsvis. Även det faktum att olika kommuner har olika lönesystem påverkar möjligheten till samverkan

Resultat
Om Åre kommun samverkar med Region Jämtland Härjedalen blir lönetjänsten mer robust och mindre personberoende samt medför besvärsfrihet efter implementering och intrimning.

Kostnadsmässigt pekar förstudien på att det med allra största sannolikhet blir något dyrare än idag framförallt med hänsyn tagen till implementeringskostnaderna för att kunna genomföra en outsourcing enligt förstudien.

Förstudien pekar också ut vissa områden som det med fördel går att samverka kring som exempelvis;

• Vidareutbildning inom löneområdet
• Lönebildningsfrågor
• Systemförvaltning
• Pensionsrådgivning
• Upphandling av schemaverktyg inkl. moduler
• Process-, policy-, rutinbeskrivningar
• Introduktionsmaterial
• Best practice”, dvs vissa metoder/arbetssätt som ex region JH har skulle med fördel andra kommuner kunna anamma i sin process

För att erhålla skalfördelar är det framförallt samarbete inom pensionsrådgivningen samt inom systemförvaltningen som kan ge detta. Systemförvaltningen förutsätter dock samma personalsystem.

Om många kommuner skulle samverka skulle även ekonomiska resurser med största sannolikhet kunna frigöras för att kunna användas till mer strategisk utveckling av hela lönetjänsten.

Enligt § 7 i gemensamma nämnden för samverkans reglemente ska nämnden för varje år upprätta en plan över sina sammanträden. Ett förslag på sammanträdesdagar för 2020 upprättades av sekretariatet och fastställdes av nämnden på sammanträdet den 6 december 2019 § 31.

Region Jämtland Härjedalen har lagt en budgetdag för sina förtroendevalda den 5 juni och därför finns behov av att ändra den sammanträdesdagen.

• Gemensam IT-serverdrift, informationsklassning, säkerhet och fortsatt hantering.
• Ramverket hos DIGG.
• Status gemensamt dataskyddsombud.
• Omvärldsbevakning - Samverkan Dalarna och Lekeberg.

Bakgrund
Under den gångna hösten har det varit E-strategens uppdrag att sammanställa underlag och ansökan för ett gemensamt digitalt projekt. Ansökan skulle rikta sig till Tillväxtverkets EU-program för Mellersta Norrland som ska bidra till investeringar i regional tillväxt och sysselsättning i Mellersta Norrland. Temat är att öka tillgången till, användningen av och kvaliteten på informations- och kommunikationsteknik.

I oktober 2019 beslutade nämnden att respektive part skulle fylla in en projektmall för att skapa en översikt kring parternas målsättning och behov av digital kunskap och bland annat e-tjänster. Två kommuner har lämnat in ifylld projektmall och ytterligare en kommun har lämnat in ett skriftligt yttrande. Utöver detta aviserade ytterligare 2 parter muntligt att de var intresserade av att delta i ett gemensamt digitalt inriktat projekt.

E-strategens summering av underlaget visar parternas behov av ökade resurser för att kunna påbörja en digital transformation. Bräcke kommun som lämnat in yttrande kring digital transformation är också den kommun som sätter inriktningen för kommande arbete. Strömsund samt Krokoms kommun önskar påbörja en mer tydligt definierad samverkan med Bräcke kommun.

I årsredovisningen för 2018 redovisades ett överskott på 745 tkr. Dessa återstående medel för nämnden reserverades till 2019. I februari 2019 fattade nämnden beslut om att genomföra en förstudie kring samverkan inom IT-serverdrift. Till förstudien anlitades en konsult som finansierades av nämndens återstående medel där den totala kostnaden inte fick överstiga 360 tkr.

I oktober 2019 beslutade nämnden att respektive part skulle fylla i en projektmall för projektet Digital transformation, samt förankra projektet på tjänstemannanivå. I december 2019 skickade e-strategen ut ett förslag som initierats från nämndens ordförande, att finansiera projektet med det medel som fortfarande fanns kvar i nämnden från 2018. Tre av nämndens parter har visat intresse av att ingå i ett sådant projekt.

De alternativ som finns är att använda de återstående medlen till att finansiera projekt Digital transformation, beroende på om projektet beviljas externa medel eller inte. Resterande medel kan avsättas till aktiviteter kopplat till ramverket för digital samverkan.

I dagsläget uppgår de återstående medlen till knappt 417 tkr.

Bara att nämna ordet digitalisering är svårt. Alla har en egen bild av ordet. Alla förstår att det kommer innebära stora förändringar på hur vi arbetar och hur vi förhåller oss till teknik nu och i framtiden.

För att påbörja arbetet med digitalisering inom Bräcke kommun har en förstudie som heter Lokal Digital agenda genomförts. Under genomförandet kartlades samtliga verksamheter och en handlingsplan har tagits fram. I och med detta är nuläget tydligt för Bräcke kommun och man är redo för att göra digitaliseringsresan på riktigt. Utgångspunkten är att det egentligen handlar om verksamhetsutveckling där man behöver arbeta med att förändra arbetsprocesser samt metoder och inte bara föra in ny teknik.

För att göra detta tänker Bräcke kommun att någon med strategisk höjd, god omvärldsbevakning och stor teknikförståelse tillsammans med resurser från oss arbetar med en verksamhet i taget och handgripligen gör förändrings- och digitaliseringsresan på riktigt. Det handlar om att få ut maximalt av de system vi har, det handlar om att vi eventuellt måste köpa de moduler eller tjänster om eventuellt saknas. Ett mål är också att det ska vara mer resurssnålt på sikt även om kostnaden initialt kan öka genom produktionsbortfall eller nya tekniska lösningar.

Bräcke kommun önskar därför att få låna E-strateg Li Zakrisson tre dagar i veckan fram till semestern 2020. Efter semestern kan resultatet utvärderas. Det är Bräcke kommuns målbild att E-strategen därefter kan åka till andra kommuner i Jämtlands län för att delge resultatet eller hjälpa till på liknande sätt.

Genom detta arbetssätt gör vi saker tillsammans, delar erfarenheter men också anpassar takt och omfång till de förutsättningar som finns i respektive kommun.