Möte 2018-10-26

Den gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner har upprättat en delårsrapport per augusti 2018. Den gemensamma nämndens uppgift är att för de samverkande parterna utföra särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser samt specialistfunktioner till de samverkande parterna.

Nämnden har under året bytt namn från gemensam nämnd för IT-drift och stöd till gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner. Vidare har nämnden utökats med först fem medlemmar, Östersund, Krokom, Berg, Ragunda och Strömsunds kommuner i april 2018. Därefter har även Bräcke samt Härjedalens kommuner anslutit från och med den 1 juli. Totalt har nämnden 9 medlemmar.

Befintlig verksamhet i nämnden är som tidigare år huvudsakligen serverdrift av Åre kommuns servrar. Driftverksamheten fungerar enligt plan.

Under perioden har en e-strateg rekryterats. Denne tillträder den 1 september.

Ackumulerat utfall mot budget per augusti är -44 tkr. Det har under perioden inte tagits hänsyn till att nämnden under året utökats från två till nio medlemmar. Inga intäkter eller kostnader har tillkommit fram till och med augusti på grund av nämndens utökning. Under årets sista tertial kommer såväl intäkter från nya medlemmar som uppkomna kostnader att redovisas. Prognos för denna del är ett överskott på 560 tkr för 2018.

Behovet av en gemensam DSO i Jämtland Härjedalen har diskuterats i olika former. Ett förslag som bygger på samverkan och behovet av en oberoende DSO som stöttar nämndens parter är under beredning på initiativ från kommuncheferna.

DSO ska ses som en gemensam resurs med uppdrag av nämnden och kan rekryteras från vilken som helst av nämndens parter.

DSO ska stödja kommunerna och regionen i deras befintliga arbete med personuppgifter så att dataskyddsförordningen kan efterlevas. DSO ska kunna arbeta självständigt och oberoende i sin roll. Därmed ska DSO inte ha andra arbetsuppgifter som kan krocka med DSO-rollen. Det är till exempel inte lämpligt att DSO sitter i organisationens ledning eller är med och fattar strategiska beslut som omfattar personuppgiftsbehandling inom kärnverksamheten.

Status
Beredningen har tagit fram en arbetsbeskrivning som definierar regionala arbetsuppgifter inom dataskydd och som knyter an till det arbete som nämndens parter utför. Med anledning av att de råder stor samsyn kring behovet av denna tjänst är kommunchefernas önskan att rekryteringen startar så snart som möjligt.

Beredningen finner detta möjligt under förutsättning att parterna lämnar en intresseanmälan att ingå i ett samarbete med en gemensam DSO, samt att någon av nämndens parter ställer sig positiv till att inneha arbetsgivaransvaret för tjänsten.

Enligt § 7 i gemensamma nämnden för samverkans reglemente ska nämnden för varje kalenderår upprätta en plan över sina sammanträden. Ett förslag

på sammanträdestider för 2019 har upprättats inom sekretariatet. Sammanträden som inkluderar deltagande parter från kommunerna, ska enligt tidigare överenskommelse ske på måndagar eller fredagar.