Möte 2019-06-03

• Information om kommande upphandling av drift.
• Information om upphandling Jamtnät.

Regionens revisorer granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom styrelsen och nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig.

Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt.

De övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om Gemensamma nämnden för IT-drift och stöd skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten.

Bland annat anför revisorerna att den interna kontrollen behöver utvecklas för att svara mot kraven i regionens reglemente för styrning och intern kontroll och att nämndens beskrivning av måluppfyllnaden kan framdeles utvecklas så att den i högre grad svarar mot dess uppdrag, målen i verksamhetsplanen samt eventuellt tillkomna uppgifter.

Gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner har upprättat tertialrapport per april 2019. Den gemensamma nämndens uppgift är att för de samverkande parterna utföra särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser samt specialistfunktioner till de samverkande parternas verksamheter för vilka uppdrag lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut.

Befintlig verksamhet i nämnden är som tidigare år serverdrift av Åre kommuns servrar och driftverksamheten fungerar enligt plan. Införandeprojektet Cosmic-Link fortgår med utbildning och teknisk implementation.

E-strategen har arbetat med ärendeberedning och där till hörande uppgifter. E-strategen har besökt Bräcke kommun, Härjedalens kommun samt Åre kommun. Utöver detta medverkat vid flertalet möten för kommunchefer och IT-chefer för både information om nämndens verksamhet men också kommunikation kring nämndens ärenden.

Utfall mot budget för tertial 1 2019 är -219 tkr.
Serverdrift Åre +23 tkr ska vi årets slut gå +- 0. Link2 införandet, -258 tkr ska vidarefaktureras kommunerna till viss del.

Utskrivningsprocessen för hälso- och sjukvårdens slutenvård styrs av lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Personer som inte längre har behov av den slutna vårdens resurser ska så snart som möjligt kunna lämna slutenvården med trygg och säker utskrivningsplanering. En trygg och säker utskrivningsplanering kräver en god samverkan mellan berörda huvudmän och personalkategorier. För att hantera processen fanns ett IT-stöd gemensamt för regionen och kommunerna som behövde utvecklas pga. ny lagstiftning och avtalskonsekvenser.

Vid Gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioners sammanträde 2018-08-24 godkändes projektdirektiv för införande av nytt IT-stöd, Cosmic Link. Projekttiden är 2018-09-01-2019-06-30.

Vid Sociala vård- och omsorgsgruppens, SVOM:s möte 2018-12-18 beslutades att rekommendera parterna att förlänga avtalet gällande då aktuellt system med tre månader tom 2019-05-31. Orsaken till förlängningen var behov hos kommunerna av mera tid för utbildning inför införandet. Planerat datum för övergång till nytt system blev då 2019-03-26.

Händelsebeskrivning

2019-03-05 signalerade regionens IT-avdelning att man uppmärksammat säkerhetsrisker i den planerade inloggningsprocessen för externa användare. Det beslutades att en ny modell för inloggning behövdes. Modellen innebar beställning av en ny teknisk lösning. Tidplan för ny inloggningsmodell angavs till 2019-04-29 och ett nytt startdatum 2019-05-14.

Vid test i slutet av april visade det sig att flera kommuner inte var helt klara med sina tekniska uppdateringar. Det fick till följd att användarna inte kunde logga in i regionens miljö. Även andra tekniska problem identifierades.

Kvällen före start kom meddelande från teknikerna att produktionsstarten måste skjutas upp. Anledningen var att kommun-certifikatet inte visas när användaren ska logga in på Cosmic. Efter lösning av problemet kunde vi starta i produktionsmiljö 2019-05-20.

Efter beslut i projektets styrgrupp informerades Fredagsgruppen 2019-05-03 om att tidplanen försenats. Fredagsgruppen ställde sig bakom styrgruppens förslag till förlängning av Link-projektet med nuvarande resurser och samma kostnads-fördelning som för närvarande t.o.m. 31 oktober 2019.

Inför bildandet av den gemensamma nämndens gjordes en beräkning av kostnader för nämndens verksamhet. Kostnaderna består av tjänst som e-strateg samt resurser i form av nämndsekreterare på 5 % och ekonomi- och personaladministration på 10 %. Den totala kostnaden är det så kallade basarvodet som har delats lika mellan nämndens parter.

Under året och med de projekt som nu ligger i drift inom nämndens verksamhet har det uppdagats att ytterligare resurser från Region Jämtland Härjedalen har nyttjats, utan extra kostnad. Det är till exempel juristtjänster kopplat till dataskyddsombuds-ärendet samt att ekonomiavdelningen har fått lägga mycket tid på faktureringar och omfördelningar av budget i de olika projekten. Utifrån detta har det kommit fram ett önskemål om att kunna debitera nämnden viss resurstid utifrån en gemensam prislista. Alla parter som lägger extra resurs i form av t.ex. jurist, ekonom, It-tekniker eller upphandlare, i ett av nämndens projekt, alternativt nämnden som helhet, har möjlighet att debitera nämnden för den tiden utifrån den gemensamma prislistan. Då nämnden för år 2019 har ett beräknat överskott kan kostnaden rymmas inom befintlig budget. Inför budget 2020 får nya beräkningar göras och eventuellt höjs basarvodet för nämndens samtliga parter för att rymma dessa extra kostnader.

Det bör tilläggas att denna typ av kostnader ska innefattas i nya projekt inom nämnden och specificeras i en projektplan/projektdirektiv för att i möjligaste mån undvika oförutsedda resurskostnader. Förslagsvis ska en mall tas fram för detta ändamål.

Förslag till gemensam prislista enligt nedan:

Priserna ligger i nivå med SCB:s lönestatistik.

Tillväxtverkets EU-program för Mellersta Norrland ska bidra till investeringar i regional tillväxt och sysselsättning i Mellersta Norrland. Programmet Mellersta Norrland är inriktat mot fem tematiska mål.

• Att stärka forskning, teknisk utveckling och innovation.

• Att öka tillgången till, användningen av och kvaliteten på informations- och kommunikationsteknik.

• Att öka små och medelstora företags konkurrenskraft.

• Att stödja övergången till en koldioxidsnål ekonomi inom alla sektorer.

• Att främja hållbara transporter och få bort flaskhalsar i viktig nätinfrastruktur.

Projekt digital transformation syftar till att öka tillgången till, användningen av och kvaliteten på informations- och kommunikationsteknik. Projektet vill visa att det inte bara är samhället och teknik som utvecklas snabbt. Hur vi som medborgare nyttjar tillit och förtroende har också förändrats. För att vårt samhälle ska fortsätta utvecklas i sin helhet är det av vikt att våra offentliga organisationer följer med i utvecklingen och möter medborgarens nu vardagliga och digitala behov. Genom projektet vill man påbörja en gemensam digital transformation.

Utlysningen kommer att ske den 5 juni 2019.

På gemensamma nämnden för samverkans sammanträde den 5 april diskuterades möjligheten att slå samman de tre olika gemensamma nämnderna som i dag finns tillsammans med länets kommuner och Region Jämtland Härjedalen. Dessa är Gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner, Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan samt Gemensam nämnd för distribution och upphandling av sjukvårdsprodukter. E-strategen fick då i uppgift att utreda om det finns förutsättningar för en sådan sammanslagning. E-strategen har begränsat utredningen i nuläget till att enbart gälla de juridiska aspekterna.

Utifrån juridiken finns det inga hinder för att slå ihop de gemensamma nämnderna till en gemensam nämnd. En gemensam nämnd kan användas för samarbeten mellan kommuner och regioner. En förutsättning är att nämndens verksamhet är kompetensenlig för samtliga kommuner och regi som ingår i nämnden. Kompetensfrågan avgörs utifrån de uppgifter som nämnden har.

Nämndens uppgifter formuleras av fullmäktige i de kommuner och regioner som är medlemmar i nämnden. Uppdraget måste formuleras på ett så tydligt sätt att nämnden vet vad den har för uppdrag.

Att göra upphandlingar till den egna verksamheten (interna tjänster) är kompetensenligt för var och en av kommunerna och för landstinget och det är, enligt den juridiska bedömningen, fråga om samma kompetens. Det är därför möjligt att lägga verksamhet i en gemensam nämnd.

Varje ny nämnd är förenade med grundkostnader för administration. Det är därför en fördel med få nämnder. Med tanke på att det är samverkan kring interna funktioner bör det inte vara någon nackdel med en nämnd.

På vilket sätt de olika nämnderna kan slås ihop får utredas närmare.

Gemensamma nämnden för samverkan rekommenderar Regionens samverkansråd att håll samman en sådan utredning och eventuellt tillsätta en arbetsgrupp för ändamålet.