Möte 2020-05-29

Gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner har upprättat tertialrapport per april 2020. Den gemensamma nämndens uppgift är att för de samverkande parterna utföra särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser samt specialistfunktioner till de samverkande parternas verksamheter för vilka uppdrag lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut.

Befintlig verksamhet i nämnden är som tidigare år serverdrift av Åre kommuns servrar och driftverksamheten fungerar enligt plan.

I övrigt har nämnden bland annat behandlat ärenden kring gemensam löneadministration, nytt IT-stöd för samordnad planering samt Projekt Digital transformation. Inom ramen för projektet har e-strategen, utifrån begäran, utfört arbetsuppgifter för Bräcke kommuns räkning.

Gemensamma nämnden för samverkan har inga fastslagna mål att redovisa.

Utfall mot budget för tertial 1 2020 är +65 tkr. Inget avvikande.

Gemensamma nämnden beslutade att en förstudie kring samverkan om gemensam IT-serverdrift skulle genomföras. Målsättning var att ta fram aktuella beslutsunderlag inklusive kostnadsberäkningar, samt svara på vilka förutsättningar som finns för gemensamma, standardiserade och kostnadseffektiva lösningar.

Förstudien utarbetade ett antal scenarion som kan genomföras i teorin och därmed kan jämföras med varandra. Ursprunget till dessa scenarion är de förslag som arbetsgruppen förmedlat. Nämnden beslutade i december 2019 att inhämta parternas respektive ställningstagande kring förstudien i sin helhet, samt lämna en enskild bedömning hur vida något av förstudiens scenarion anses lämplig för samverkan inom gemensam IT-serverdrift. Remissvaret skulle vara nämnden tillhanda senast den 22 maj 2020.

Utifrån rådande omständigheter med Coronapandemin och dess effekter med ökad arbetsbelastning på både kommuner och regionen fattade nämndens ordförande beslut om att flytta fram remisstiden till den 14 augusti 2020.

Nu har det inkommit önskemål om att flytta fram remisstiden ytterligare utifrån att kommunernas respektive kommunstyrelse ska hinna behandla frågan.

En arbetsbeskrivning har tagits fram för projektet. Deltagande parter är Krokoms kommun, Åre kommun, Ragunda kommun, Bräcke kommun, Bergs kommun, Strömsunds kommun och Härjedalens kommun.

Regionens revisorer granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom styrelsen och nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig.

Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om Gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Följande revisionsfrågor har besvarats:

- Når nämnden målet för verksamheten?

- Finns en tillfredsställande ekonomisk uppföljning och rapportering?

- Finns tydliga beslutsunderlag och protokoll?

Den sammanfattande bedömningen är att nämndens beslutsunderlag och protokoll är tydliga. Nämndens ekonomiska uppföljning och rapportering bedöms som i huvudsak tillfredställande, men bör framledes utvecklas något för externa intressenter. Region Jämtland Härjedalens regler för arbete med och uppföljning av den interna kontrollen har inte följts. Det finns behov av att klargöra processen för fastställande av nämndens budget. Sammanfattningsvis bedömer revisorerna att nämnden inte i tillräcklig grad har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. De ovan beskrivna bristerna är oacceptabla och måste åtgärdas.