Möte 2019-02-08

Gemensam nämn för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner har inkommit med ett årsbokslut för verksamhetsåret 2018.

Den gemensamma nämndes uppgift är att för de samverkande parterna utföra särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser samt specialistfunktioner till de samverkande parternas verksamhet för vilka uppdrag lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut.

Nämnden har under året bytt namn till Gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utvecklings samt specialistfunktioner. Vidare har nämnden utökats till länets samtliga åtta kommuner.

Befintlig verksamhet i nämnden är som tidigare år huvudsakligen serverdrift av Åre kommuns servrar och driftverksamheten fungerar helt enligt plan.

Nämnden antog projektdirektivet för införande av LINK2, gemensamt vårdhanteringssystem i augusti.

Under perioden har en e-strateg rekryterats som påbörjade sin tjänst i början av september.

Nämndens ekonomi följer budget väl. Nämndes utökning med nya medlemmar och anställning av e-strateg har under året inte påverkat resultatet för 2018, kvarstående medel för nämnden reserveras till nästkommande år, 745 tkr.

Enligt §7 i gemensamma nämnden för samverkans reglemente ska nämnden för varje kalenderår upprätta en plan över sina sammanträden. Ett förslag på sammanträdesdagar för 2019 upprättades av sekretariatet och fastställdes av nämnden på sammanträdet den 26 oktober §25.

I och med ny mandatperiod och nya ledamöter i nämnden har behov av att ändra sammanträdesdagarna uppkommit.

Förslag till ändring gäller följande dagar:

Måndag den 10 juni flyttas till fredag den 7 juni
Fredag den 23 augusti flyttas till fredag den 30 augusti

Enligt reglementet för Gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner ska Region Jämtland Härjedalen utse en vice ordförande bland nämndens ledamöter.

Nämnden ges därför tillfälle att lämna ett förslag till vice ordförande till Region Jämtland Härjedalens valberedning, som i sin tur lämnar förslaget till regionfullmäktige.

För att skapa en mer nyanserad behovsbild av dataskyddsfrågor hos parterna har e-strategen arbetat med fördjupande frågeställningar. Kontakt med parterna har skett via mejl eller via möte. 3 av 6 parter har svarat. 

Att arbeta med dataskyddsfrågor är komplext och många gånger resurskrävande. Därför är det positivt att kommunerna också påbörjat ett arbete för att starta upp dataskyddsfrågorna i sina respektive verksamheter. Efter kontakt med kommunerna finner beredningen dock att påbörjad insats inte är tillräcklig. Det framkommer också att kommunerna har en önskan att utveckla insatserna och kunskap inom dataskydd men att dagens resurser inte är tillräckliga. 

Arbetet med dataskydd bedrivs idag på deltid hos parterna. Uppgifterna är tilldelade personer som har andra uppgifter inom en heltidstjänst. 25 % nämns som exempel på omfattning av arbetet med dataskydd. Detta gör det svårt att möta kravet på oberoende ställning i organisationen.

Dataskyddsfrågorna innehåller olika inslag och uppgifter. Att emotta medborgarförfrågningar är ett exempel. Beredningen kan konstatera att det finns en variation i processen för medborgarförfrågningar hos olika kommuner. Exempelvis har någon kommun registerutdrag från e-tjänster medan en annan kommun inte anser sig ha tydliga processer för dessa förfrågningar. Även vad gäller incidentrapporter till dataskyddsinspektionen framkommer variation i hur kommunerna hanterar det. Rutiner finns men de är inte alltid testade.

​​Möjligheter med utökade resurser inom dataskyddsfrågor är att kommunerna kan utveckla kompetens på förvaltningsnivå för att smidigare möta medborgarnas förväntningar och behov i enlighet med dataskyddsförordningen.

E-strategen konstaterar att parternas behov inom dataskyddsfrågor behöver åtgärdas för att bli långsiktigt hållbara och mer likriktade. Behovet kan tillgodoses på olika sätt. I beredningen av ärendet har anställning, upphandling och kompetensutveckling varit aktuella som förslag till åtgärd. För detaljerade uppgifter hänvisas till beredningsunderlaget.

I dagens informationssamhälle är det extra viktigt att den kommunala IT-miljön har hög tillförlitlighet när det kommer till driftsäkerhet. Det innefattar att man i respektive kommun arbetar med en rad olika tekniska lösningar, infosäk, riskanalyser och back up-system bland annat. Tillförlitligheten ökar ytterligare om man arbetar med redundanta system från fysiskt och geografiskt skilda platser enligt MSBs vägledning för ”fysisk informationssäkerhet i IT-utrymmen”. Med anledning av Jämtlands geografiska läge i Sverige och världen finns också skäl att aktualisera kris och/eller katastrofperspektiv när det kommer till driftssäkerhet i kommunala IT-miljöer. Samverkan kring IT-serverdrift kan skapa förutsättningar för att uppnå en mer säker IT-drift för flera parter.

I samband med nämndsmöte 18 12 07 presenterade e-strategen ett förslag från Krokoms kommun där de föreslog nämnden att genomföra en inventering och utredning om samverkan kring IT-serverdrift med fokus på Serverhallskapacitet för redundant och säker IT-serverdrift. Gemensam IT-driftpartner för den fysiska IT-serverdriften.

Nämnden ställde sig positiv till Krokoms kommuns förslag varpå e-strategen genomfört en intressentanalys hos nämndens parter. Samtliga parter ställer sig positiv till att en teknisk projektplan (förstudie) tas fram. Utöver svaren har också några parter lämnat teknisk specifikation. Räddningstjänsten är inte part i nämnden men de har meddelat att deras serverhall i Trygghetens hus, Östersund erbjuder möjligheter till samverkan. Detaljerad information återfinns i beredningsunderlaget.

En av anledningarna till att nämnden bildades var det IT-driftsavtal som återfinns mellan regionen och Åre kommun. Genom att nu påbörja en förstudie för ökad samverkan IT-serverdrift skapas aktuella beslutsunderlag för kostnadsberäkningar och tekniska lösningar där flera parter ingår. Parallellt kan insatsen bidra till att stärka den lokala respektive regionala IT-infrastrukturen som är betydande när digitalisering ska användas som kapacitetshöjande verktyg för parternas verksamheter.

Med anledning av att nämndens samtliga parter har svarat på intresseanmälan enligt beredningsunderlaget samt uttryckt behov av att veta mer kring samverkan inom IT-serverdrift föreslår e-strategen nämnden att tillstyrka regionens förslag att en förstudie görs av möjligheter till samverkan, med ett långsiktigt perspektiv och en bedömning av verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar. För detta anlitas en teknisk projektledare som har tillgång till IT-chefsgruppen som arbetsgrupp. Estimerad tid för förstudien är 360 timmar. Kontinuerlig rapportering sker till kommunchefsgruppen av e-strategen.

Förstudien förväntas svara på vilka förutsättningar som finns för gemensamma, standardiserade och kostnadseffektiva lösningar samt vad som behöver göras för att nå dit. Inklusive tidsaspekt och nyttoanalys.

Vidare förslår e-strategen att kostnaden för inledande förstudie tas av nämndens återstående medel från 2018. Förstudiens totala kostnad ska inte överskrida 360 000 kr.

• Digframe
   
• Verksamhetsplan 2019