Möte 2019-12-06

Information från projektet.

Bakgrund
Gemensamma nämnden beslutade att en förstudie kring samverkan om Gemensam IT-serverdrift skulle genomföras (GNS/03/2019). Målsättningen var att ta fram aktuella beslutsunderlag inklusive kostnadsberäkningar. Vidare förväntas förstudien svara på vilka förutsättningar som finns för gemensamma, standardiserade och kostnadseffektiva lösningar samt vad som behöver göras för att nå dit. Inklusive tidsaspekt och nyttoanalys.

E-strategen fick uppdraget att initiera och samordna arbetet med förstudien tillsammans med en konsult. Kommunchefsgruppen utsågs till styrgrupp och länets IT-chefsgrupp utsågs till arbetsgrupp.

Betydelse
Förändringstakten vad gäller teknik och IT-säkerhet går i ett rasande tempo nu. Bara under de månader som förstudien har pågått har det skett utveckling och förändringar av olika slag som helt eller delvis kan komma att påverka de lokala och regionala IT-miljöerna. Sammantaget är frågan om ökad geografisk redundans i lokal respektive regional IT-miljö, samt betydelsen av tillgänglighet till information för medborgarna mycket viktig.

Resultat
Förstudien kan konstatera att det är svårt att samverka inom IT-serverdrift och att viljan att samverka måste vara hög för att kunna genomföra samverkan.
Resultatmässigt visar förstudien ett magert direkt behov och ett magert utfall av lösningar som ger samverkan inom IT-serverdrift. I ljuset av det ska sägas att alla parter visat ett intresse inför förstudien och att olika behov troligtvis diskuterats hos de flesta parter.

Förstudiens framtidsspaning pekar på att konkurrensen från molntjänster kommer att minska fokus på den traditionella IT-serverdriften, samtidigt kan förstudien konstatera att den kommer bestå de närmsta 5 åren och därmed måste hanteras därefter.

Förstudien har utarbetat ett antal scenarion för samverkan kring gemensam IT-serverdrift. Målet har varit att skapa scenarion som går att genomföra i teorin och därmed kan jämföras mot varandra. Ursprunget till dessa scenarion är de förslag arbetsgruppen förmedlat.

Gemensamma nämnden för samverkan önskar därför inhämta parternas respektive ställningstagande kring förstudien i sin helhet. Vidare ska parterna lämna en enskild bedömning hur vida något av förstudiens scenarion anses lämpligt för samverkan inom Gemensam IT-serverdrift.

Information från e-strateg.

På sammanträdet i oktober beslutade nämnden att respektive part skulle fylla i en projektmall med bland annat mål och syfte för den egna verksamheten i projektet. Utifrån parternas inspel har sedan e-strategen i uppdrag att skriva fram en projektansökan. E-stategen ger en kort information om hur arbetet fortskrider.

Länets demografi som helhet samt medborgarnas förändrade livsvanor gör att välfärden totalt sett står för en mycket stor utmaning. Många av länets äldre befolkning bor i områden med glesa strukturer vilket kan påverka både kommunikation likväl som omsorgsinsatser. Det är heller inte ovanligt att barnfamiljer har barnen i omsorg i hemmavarande kommun men att man själv arbetar i en annan kommun. Det kan exempelvis bidra till att medborgarens köpvanor förändras. Man storhandlar i den större butiken före man åker hem. E-handeln ökar som ett led i detta. Generellt använder den yngre generationen digitala hjälpmedel mer frekvent i olika sammanhang. Vi använder appar när vi parkerar bilen och köper bussbiljett i en app eller via Swish. Enkelt men också diversifierat utifrån att medborgare har olika kunnande och våra system är varierat redundanta.

Den snabba digitala utvecklingen som pågår bidrar till att många medborgare har fått nya eller annorlunda förväntningar på offentlig sektors förmåga inom olika kärnuppdrag. Det kan handla om tillgänglighet, kommunikation eller själva utförandet.

För att kärnuppdragen inom offentlig sektor ska kunna utvecklas i mer synkroniserad takt med omvärlden behöver vissa grundläggande förutsättningar finnas på plats. Det handlar inte om att särskilja digitalisering från annat vi gör, mer om att integrera bra teknik med det som vi redan gör.

Att nämndens parter gemensamt antar det svenska ramverket för digitalisering i samverkan är ett viktigt steg att ta. Därmed kan vår gemensamma förmåga att leda utvecklingsarbetet stärkas inom länet.

Det svenska ramverket för digital samverkan omsätter nationella och internationella styrdokument till en gemensam produkt för alla offentliga organisationer i Sverige. Ramverket definierar 13 grundläggande principer till stöd för en gemensam riktning för digitaliseringsarbete och är framtaget av E-sam, en medlemsorganisation bestående av 23 myndigheter och SKL.

Utifrån principerna definieras rekommendationer för vad alla offentliga organisationer behöver göra för att kunna samverka på ett effektivt och säkert sätt.

Vidare så återfinns tillgänglighet, transparens och användarvänlighet som viktiga delar av ett framgångsrikt digitaliseringsarbete.

Från och med den 1 juli 2018 ingår länets åtta kommuner samt Region Jämtland Härjedalen i en gemensam nämnd, Gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling samt specialistfunktioner. För nämnden finns ett reglemente och en samarbetsöverenskommelse antagna av nämndens parter.

Enligt överenskommelsen är den gemensamma nämndens uppgift att för de samverkande parterna utföra sådana särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser samt specialistfunktioner till de samverkande parternas verksamheter. Nämnden tillsätts av Region Jämtland Härjedalen och ingår i dess organisation. Region Jämtland Härjedalen ska ansvara för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt ombesörja nämndens administration och ansvara för dess handlingar.

Nämndens kostnader för verksamhet och administration ska fördelas mellan parterna enligt följande:

De samverkande parterna ska lämna ett årligt bidrag till nämndens verksamhet med belopp som motsvarar administrativa, allmänna eller övergripande kostnader som föranleds av nämndens verksamhet. Bidraget ska betalas av de samverkande parterna i lika delar och betalas i förskott baserat på nämndens budget. Betalning av bidraget ska ske i januari månad varje år.

Uppkomna över- eller underskott balanseras inom nämnden till efterföljande år.

Nämnden har själv att besluta om förändringar av betalningsperioder.

Ingen uppräkning har skett inför budget 2020 vilket innebär att basfinansieringen för 2020 fortsatt är 914 400 kr.

Nämnden har hanterat ett antal ärenden sedan starten i mitten av 2018. Bland annat har behovet av ett gemensamt dataskyddsombud utretts. Både Åre kommun och Krokoms kommun har initierat varsitt ärende. Krokom om gemensam IT-serverdrift och Åre om en gemensam löneadministration. Dessa ärenden är inte avslutade ännu och arbetet där fortgår. Dessa, tillsammans med andra mindre uppdrag har i stort letts av nämndens e-strateg, men har inte fyllt en heltid fullt ut.

Då nämnden inte har tagit fram någon verksamhetsplan med mål och aktiviteter för 2020 så ser Region Jämtland Härjedalen, utifrån ett arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar, en fara i att det inte finns tillräckligt med arbetsuppgifterna för e-strategen för att fylla en heltid. Diskussioner har pågått mellan e-strategen, nämndens ordförande samt chef för samordningskansliet och enhetschef för sekretariatet för att hitta alternativa arbetsuppgifter. Även regionala utvecklingsdirektören har deltagit i diskussionerna.

Om nämndens parter ser ett minskat behov av en tjänsteman kopplad till nämndens uppdrag måste dennes arbetsuppgifter lösas på annat vis. Förslagsvis kan nämnden tillåta att e-strategen åtar sig andra uppdrag t.ex. inom regional utveckling och gärna då med koppling till kommunerna, utöver de uppdrag som lever kvar i nämnden.

Parternas finansiering av nämnden lämnas oförändrad fram tills utredningen kring gemensamma nämnder för upphandling är klar och att det eventuellt tillsätts en utredning kring den gemensamma nämnden för samverkans fortsatta form och uppdrag.