Möte 2023-09-21

Tid för justering: måndag den 25 september. 

Enligt reglemente för kollektivtrafiknämnden har preliminär föredragningslista över ärenden som avses bli behandlade vid sammanträdet utsänts till ledamöter och ersättare. 

Informationer:

• Stadstrafiken Östersund

• Lägesrapport; Översyn av priser och biljetter i kollektivtrafiken (KTN/42/2023)

• Uppdrag att redovisa åtgärder för att nå en ekonomi i balans (KTN/57/2023)

• Informationer från kurser/konferenser/nätverk

• Läget i organisationen

• Månadsrapporter Särskild kollektivtrafik (SÄK)

• Hantering av remiss Tågstrategi 2040

Kollektivtrafiknämnden fastställde den 11 januari 2023, § 8, en verksamhetsplan och uppföljningsplan för 2023. I uppföljningsplanen anges vilka områden inom nämndens verksamhetsområde som särskilt följs upp under året. Enligt fastställd plan ska kollektivtrafiknämnden vid sitt sammanträde i september göra en uppföljning av regional verksamhet som bedrivs i annan verksamhetsform.

Kollektivtrafiknämnden har enligt sitt reglemente i uppdrag att bevaka och tillvarata Region Jämtland Härjedalens intresse vid bolags- och föreningsstämmor i följande organisationer: AB Transitio, Norrtåg AB, Samtrafiken i Sverige AB och Svensk Kollektivtrafik. En del i uppdraget är att följa upp den verksamhet som organisationerna bedriver.

Redovisning finns i PM Uppföljning av regional verksamhet som bedrivs i annan verksamhetsform, daterad 2023-08-21. Rapporten ska redovisa om verksamheterna bedriver sin verksamhet i enlighet med Region Jämtland Härjedalens beslut och de eventuella avtal som tecknats med verksamheten. Uppföljningen utgår från det ansvar som kollektivtrafiknämnden har enligt gällande Regler för Region Jämtland Härjedalen som ägare i bolag och medlem i föreningar och förbund (RS/451/2019).

Kollektivtrafiknämndens verksamhetsplan för 2023 fastställdes den 19 januari 2023, § 8.

Nämndens verksamhetsplan ska enligt sammanträdesplaneringen följas upp vid nämndens sammanträde i september. Kollektivtrafiknämndens verksamhetsplan för 2023 innehåller totalt 13 mål, en budgetram för förtroendevalda och verksamhetsområde kollektivtrafik inom förvaltningsområde regional utveckling utifrån förutsättningarna i Regionplan och budget 2023–2025. Verksamhetsplanen innehåller även beslutade investeringar samt en uppföljningsplan med de områden som kollektivtrafiknämnden särskilt ska följa upp under året.

De 13 målen bryts i verksamheten ner till aktiviteter som ska genomföras på enhetsnivå för att uppfylla de politiska målen. Dessa aktiviteter beslutas av regional utvecklingsdirektör och justeras under året om behov och förutsättningar förändras för största möjliga måluppfyllelse.

Den samlade bilden för Kollektivtrafiknämndens 6 strategiska inriktningar och underliggande 12 verksamhetsmål är att dessa är delvis uppfyllda och arbete pågår.

De två mål om nettokostnad och bruttokostnad inom En ekonomi i balans förväntas inte uppnås under året. En redovisning av åtgärder redovisades på nämnden 2023-05-17, §39 och arbetet med dessa fortgår. Målvärden för de ekonomiska nyckeltalen netto- och bruttokostnadsutveckling beräknas inför beslut av verksamhetsplan, baserat på prognosvärden för netto- och bruttokostnad under 2022. När utfallet för 2022 nu är känt finns det ett behov att justera dessa målvärden utifrån en uppdaterad beräkning baserat på det faktiska utfallet. För Kollektivtrafiknämnden innebär uppdaterad beräkning av nettokostnadsutveckling för 2023 att målvärden föreslås justeras till:

Nettokostnadsutveckling 2,2% (från -5,3%)
Bruttokostnadsutveckling -4,6% (från -2,9%)

Tydliga och relevanta mål bidrar till en tydlig styrning och möjliggör en förbättrad kvalitet i verksamheten. Årligen och i samband med framtagandet av nämndens verksamhetsplan pågår ett förbättringsarbete för att sätta relevanta mål för ökad kvalitet och förbättrad styrning och måluppfyllelse. Ett utvecklingsarbete som pågått under det senast året är framtagandet av en ny styrmodell för Region Jämtland Härjedalen, vilken beslutades i regionfullmäktige i juni 2023 och kommer att implementeras i och med planering 2024. Regionfullmäktige kommer i november att behandla ärendet om Regionplan med budget 2024–2026, och därefter fastställer respektive nämnd sina verksamhetsplaner. Enligt gällande tidsplan fattas beslut om kollektivtrafiknämndens plan med budget 2024 i november 2023.

Kollektivtrafiknämndens uppföljning sker genom tertialrapport per april, delårsrapport per augusti och årsbokslut samt även genom kortare månadsrapporter efter februari, mars, maj, juni, september, oktober och november. Månadsrapporterna behandlar kortfattat ekonomi, verksamhet och personal.

Verksamhetens resultat jämfört med budget avviker per maj med - 7,0 mkr, och efter juni med – 7,3 mkr. Helårsprognosen för 2023 är oförändrad mot tidigare prognos och beräknas uppgå till -15,9 mkr.

Antal anställda har ökat under perioden då verksamheten hämtar hem tidigare köpta tjänster.

Kollektivtrafiknämndens verksamhetsplan för 2023 fastställdes i januari 2023, § 8. Regionfullmäktige har i Regionplan och budget 2023-2025 beslutat om fyra strategier:

• Strategi för länets utveckling

• Strategi för våra medarbetare

• Strategi för ekonomi

• Strategi för vård
   

Enligt tidplan för uppföljning inom Region Jämtland Härjedalen har kollektivtrafiknämndens verksamhetsområden inlämnat en delårsrapport per augusti 2023. I denna rapport följs verksamhet, mål, ekonomi och medarbetare upp.

Kollektivtrafiknämnden bedriver verksamhet utifrån tre av regionens fyra strategier. Det finns sex strategiska inriktningar som har tolv verksamhetsmål kopplat till sig. Den samlade bilden för Kollektivtrafiknämndens 6 strategiska inriktningar och underliggande 12 verksamhetsmål är att dessa är delvis uppfyllda och arbete pågår, dvs gul. För verksamhetsmålen är 75% gröna (helt uppfyllda), 8% gula (delvis uppfyllda) och 17% röda (ej uppnådda). Det är i huvudsak inom ekonomisk utveckling som målen inte är uppfyllda och ej bedöms kunna nås under året.

Resandet och intäkterna har tagit fart efter Coronapandemin. Ett förändrat arbets- och resandemönster, med bland annat hemarbete, har dock fortsatt viss påverkan på resandet. Under de första två tertialen ökade antalet registrerade resor med cirka 0,5 miljoner, jämfört med samma period 2022.

Ekonomiskt utfall per augusti visar att ackumulerad avvikelse mot budget uppgår till -4,6 mkr. Prognostiserad avvikelse mot budget för helåret 2023 uppgår -12,8 mkr, vilket är en förbättring med tre miljoner jämfört med tidigare prognos i juni. De ekonomiska förutsättningarna med ökade avtalsstyrda indexrelaterade kostnader för köpt trafik samt ett resande som ännu inte är åter på nivåer som pre-pandemin var kända redan vid budgetering för 2023. Prognosen för -12,8 mkr ska därmed ses mot den bakgrunden.

Sjukfrånvaron ligger totalt på 8,7 %, vilket inte når målvärdet på max 3% sjuktimmar i procent av ordinarie arbetstid. Jämfört med föregående år har sjukfrånvaron ökat med 5 procentenheter.

Kollektivtrafiknämnden konstaterar den negativa budgetavvikelsen inom nämndens ansvarsområde. Snabba förändringar i omvärlden, såsom stigande inflation och ökat kostnadsindex för drivmedelspriser gör det svårt att sätta ett direkt besparingskrav samtidigt som kollektivtrafiken ska bedriva en robust kollektivtrafik med god tillgänglighet. Kollektivtrafiknämnden ska också fullgöra regionens uppgift som regional kollektivtrafikmyndighet som följer av Lag (2010:1065) om kollektivtrafik.

Utifrån den negativa helårsprognosen för kollektivtrafiknämnden vid flera tillfällen under året efterfrågat åtgärder för att nå en ekonomi i balans (KTN/57/2023). Åtgärderna ser inte ut att få effekt under innevarande år, främst på grund av de faktorer som anges ovan. Bedömningen är att det inte är realistiskt att återställa det upparbetade underskottet under innevarande år.

Vid kollektivtrafiknämndens sammanträde den 17 maj 2023, § 39, redovisade förvaltningen de åtgärder som vidtagits samt planerade åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Utifrån det försämrade budgetläget fick regiondirektören i uppdrag att vid nämndens sammanträde i december återrapportera behovet av eventuella nya åtgärder. Regiondirektören fick även i uppdrag att återkomma med en fördjupad information om gjorda och kommande åtgärder avseende utmaningen att säkerställa den digitala tillgängligheten/uppkopplingen som möjliggör betalning för de resor som genomförs med Länstrafiken och/eller annan aktör.

I PM Redovisning av åtgärder för att nå en ekonomi i balans (inkl. redovisning om digital tillgänglighet/uppkoppling), daterad 2023-08-25, redovisas identifierade orsaker samt genomförda och kommande åtgärder för att säkerställa digital uppkoppling i samband med köp av biljetter i den kollektivtrafik som Region Jämtland Härjedalen ansvarar för. I PM:et redovisas också förändringar och utveckling av de åtgärder som redovisades för nämnden i maj.

I den delårsrapport per augusti som kommer att behandlas vid nämndens sammanträde i september lämnas en helårsprognos på -12,8 miljoner kronor, vilket är 3,1 miljoner bättre än den prognos som lämnades efter juni månad och 6,1 miljoner bättre än den första helårsprognos som lämnades i februari. De åtgärder som vidtagits inom förvaltningen syftar till att på sikt nå en budget i balans, men vilka ytterligare effekter dessa åtgärder kommer att ge under 2023 är svårt att prognostisera. Utifrån att merparten av nämndens kostnader härrör till ingångna trafikavtal vars kostnadsnivåer i hög grad påverkas av yttre faktorer, att merparten av redan vidtagna åtgärder förväntas ge effekt på längre sikt samt att nämnden efter augusti återigen lämnar en förbättrad prognos vidtas i dagsläget inga ytterligare åtgärder.

Reseservice har organisatoriskt tillhört område service inom staben från dess att Länstrafikens verksamhet överfördes till regionen från bolag. Från och med år 2023 har de två medarbetare som arbetar med kundtjänst inom reseservice överflyttat sin anställning till Område kollektivtrafik för att vara placerade närmare verksamheten och därmed underlätta effektiva arbetsflöden. Område kollektivtrafik har även under 2023 övertagit ansvar för att hantera telefontjänsten ”Tider och priser” (dagtid samt kvällar och helger) från sjukreseenheten.

För att finansiera den ökade bemanningen för kundtjänst inkluderat ansvaret för ”Tider och priser” hos Område kollektivtrafik behöver en omdisponering av 1,8 mkr göras från regionstyrelsens budgetram till kollektivtrafiknämnden för 2024.

Regionstyrelsen ska hos sig fatta motsvarande beslut gällande omdisponering till kollektivtrafiknämnden för 2024.